Conduire efficacement une réunion

• Déterminer si le format de réunion est approprié et se doter d’alternatives
• Préparer et organiser une réunion
• Identifier les différentes postures de l’animateur et des participants pour une réunion efficace
• Maitriser les différentes étapes de la réunion
• Identifier les risques de dysfonctionnement relationnels et se doter d’options de résolution

Introduction

• Présentation du programme
• Présentation des participants de manière créative

Meeting or not meeting ?

• Prendre conscience du coût d’une réunion à partir de chiffres clés pour viser un retour sur investissement
• Identifier quand les réunions sont appropriées
• Se doter d’alternatives à la réunion
• Mise en application sur ses réunions

De l’objectif général à la préparation

• Définir les objectifs techniques, organisationnels et relationnels
• Les types de réunion (technique, avancement…)

Organiser la réunion en amont

• Préparer en impliquant les participants
• Recherche des bonnes pratiques à partir d’une vidéo catastrophe
• Exercice en binômes : une réunion à venir

Les étapes de la réunion

• Ouvrir : les techniques et mises en situations
• Dérouler la réunion selon 3 compétences
• • Techniques
  • Relationnelles : prendre le leadership et utiliser celui des participants (partage de situations, jeu), réguler le groupe en s’appuyant sur les faits (exercice)
  • Organisationnelles
• Conclure avec des prises de décisions et des engagements
• Et après ?

Maîtriser les compétences organisationnelles de l’animateur

• Juste avant la réunion et au besoin : préparation mentale
• Donner du cadre avec la « structuration du temps »
• Ce qui est attendu de l’animateur et des participants selon l’objectif (formaliser les idées, apporter des informations, faciliter la participation, décider…)

Maîtriser les compétences relationnelles de l’animateur

• La réunion : de nombreux enjeux relationnels qui peuvent influencer son déroulement
  • Identifier Faits / Opinions / Sentiments pour pouvoir recadrer au besoin
  • Exercice
• Développer une écoute bienveillante
• Insuffler une dynamique de coopération
• Mises en situation

Adapter sa posture, son discours et son argumentation

• Réussir le contact avec l’autre
• Comment s’imposer subtilement ?
• Partage de situations issues des participants et du formateur

Gérer les situations difficiles

• Lister les situations difficiles vécues
• Clés de résolution

Clôture

• Synthèse
• Partage : tour de table
• Établissement de contrat personnel d’amélioration en binômes avec invitation à rester en contact pour faire le point sur ses axes de progression

• Des mises en situations de réunions pour acquérir les méthodes et des réflexes
• Des exercices d’application directe sur ses propres réunions à venir
• Une formation modélisante pour les participants notamment sur le cadrage