Gérer un projet

• Maîtriser les caractéristiques fondamentales du travail en mode projet
• Préparer, conduire et clore un projet
• Susciter l’adhésion des contributeurs d’un projet

Introduction

Présentation du programme

Lister les activités du chef de projet en sous-groupes : réponses sur post-it

Partage et synthèse

Définir les étapes d’un projet

• Quelles sont les grandes étapes d’un projet ?
• Définir en sous-groupe les tâches dans chacune des phases
• Débrief et complément en grand groupe

Etape 1 – Prendre connaissance du projet

• Comment appréhender le projet de manière efficace avec le demandeur / sponsor ?
  • Listing des éléments à connaitre et/ou questions à poser
  • Adopter une attitude constructive / positive
• Prendre connaissance du projet et des parties prenantes, du périmètre et des contraintes
  • Word café en 3 groupes : lister les points d’attention lecture du marché / de prise de connaissance de la demande, parties prenantes
• Appréhender les éléments de techniques, organisationnels et relationnels

Identifier et communiquer avec ses interlocuteurs

• Cartographier les personnes en interaction avec le projet en sous-groupes
  • Relations internes
  • Relations externes
• Appréhender leurs différents cadres de référence
  • Apport sur le cadre de référence
  • Mise en application au sein de son projet à venir
  • Partage de situations et représentations
• Maitriser sa conduite relationnelle
  • Apport sur les positions de vie
  • Jeux de rôles : le chef de projet et l’un de ses interlocuteurs selon une position de vie

Etape 2 – Préparer son projet

• Détails des étapes et des points d’attention
• • Optimiser son projet avec les différents départements et les paramètres du projet
  • Décider des méthodes / méthodologies
  • Evaluer les risques : matrice de risques
  • Définir et programmer ses ressources humaines et matérielles en interne et en externe si besoin
  • Eviter les zones d’ombres et les doublons à l’aide d’une matrice des actions des contributeurs du projet
  • Elaborer le budget
  • Concevoir le planning et déterminer le chemin critique
  • Se doter d’indicateurs de performance
  • Lancer les consultations selon le contexte
  • Elaborer et diffuser documents
• Faire adhérer autour du projet et faire évoluer sa préparation
• Exercice de mise en application en sous-groupes

Motiver les équipes

• Elaborer le cadre de fonctionnement et de « contrat » avec ses interlocuteurs
• Valoriser les actions communes
• Créer un climat facilitant l’adhésion, la responsabilisation et la confiance
• S’affirmer et communiquer de manière influente et persuasive
• Le management situationnel : motivation et montée en compétences

Etape 3 – Exécuter et suivre le projet

• Lancer le projet : les points clés
• Suivre le projet pour s’assurer des bons standards de qualité et sécurité du projet
• Prendre des actions et remettre en cause si des écarts sont constatés
• Suivre le budget, les indicateurs et maitriser les dépenses
• Maintenir un lien de proximité avec les contributeurs : scénario catastrophe en sous-groupes

Etape 4 – Clore le projet

• Réceptionner le projet
• Etablir le dossier d’archive
• Faire un retour d’expérience avec et auprès des équipes, du client / utilisateur final…

Utiliser les moyens de communication appropriés

• Conduire la réunion d’avancement du projet
• Identifier le moyen de communication adéquat selon les phases du projet en fonction du message
• • Traçabilité, qualité, sécurité
  • Comment et quand je communique avec mes interlocuteurs ?
  • Ritualiser les contacts
• Bâtir une relation de confiance
• Mise en situation

Clôture de la formation

• Synthèse
• Partage : tour de table
• Etablissement de contrat personnel d’amélioration en binômes avec invitation à rester en contact pour faire le point sur ses axes de progression

•  Une formation adaptable selon le profil et le niveau des participants
• La possibilité d’intégrer les documents internes de l’entreprise
• Une alternance de sujets techniques et organisationnels selon les phases du projet et d’éléments relationnels
• Une formation en lien avec la formation des contributeurs pour une collaboration efficace
• La mise en place / renforcement d’un vocabulaire commun